Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Allgemeines

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Personendaten umgehen. Die Erklärung bezieht sich ausschliesslich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten. Diese Datenschutzerklärung ergänzt insofern die allgemeine Datenschutzerklärung von Kellerhals Carrard, welche Sie unter dem folgenden Link einsehen können:

https://kellerhals-carrard.ch/de/info/datenschutz

Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden mit dieser und der allgemeinen Datenschutzerklärung. Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dazu befugt sind.

Verantwortliche Stelle
Kellerhals Carrard umfasst die Anwaltskanzleien an den Standorten, welche in Ziffer 11 der allgemeinen Datenschutzerklärung (https://kellerhals-carrard.ch/de/info/datenschutz) aufgeführt sind, sowie die Kellerhals Carrard Genossenschaft. Dabei handelt es sich um nach Schweizer Recht eingetragene Unternehmen, welche den schweizerischen Datenschutzbestimmungen, wie dem Bundesgesetz über den Datenschutz ("DSG"), unterliegen. Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist derjenige Standort, bei dem Sie sich bewerben. Sie können die Adressen und Kontaktdaten der allgemeinen Datenschutzerklärung entnehmen. 
 

Personendaten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personendaten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine Personendaten. 

Grundlagen und Zwecke zur Bearbeitung von Personendaten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und bearbeiten wir Ihre Personendaten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang Personendaten, die wir ausschliesslich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer

Adresse

Geburtsdatum

Geschlecht

Ausbildungen
Weitere Angaben, welche Sie uns übermitteln.

Ausserdem werden Sie gebeten, weitere Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf, Ihre Zeugnisse und Diplome hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere Personendaten. 

Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeitende Zugriff. 
Die Speicherung der Personendaten erfolgt grundsätzlich ausschliesslich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich bewerben. 
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von maximal 180 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Ferner bearbeiten wir Ihre Personendaten, solange wir ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung von Personendaten haben, beispielsweise zur Durchführung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder sofern und solange dies gemäss einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht verlangt wird. Anschliessend werden wir Ihre Daten löschen bzw. anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.). 

Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für maximal 2 Jahre nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Durch Akzeptieren der Datenschutzerklärung willigen Sie in die etwaige weitergehende Speicherung Ihrer Daten und die Aufnahme in unseren „Talent Pool“ ein. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie uns dies jederzeit mitteilen.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Personendaten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses sowie während zehn Jahren. 

Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio bearbeitet in diesem Zusammenhang Personendaten in unserem Auftrag als Auftragsbearbeiter im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG). Die Grundlage für die Bearbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung zwischen uns als Verantwortliche und Personio. 

Betroffenenrechte
Ihnen stehen die in der allgemeinen Datenschutzerklärung (dort Ziffer 10, https://kellerhals-carrard.ch/de/info/datenschutz) erwähnten Rechte sowie die Rechte nach Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) zu.

 
Abschliessende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.